Unidad 2. Funciones de los Puestos en un Hotel

FUNCIONES QUE TIENEN A SU CARGO DENTRO DE UN HOTEL CADA UNO DE LOS SIGUIENTES PUESTOS.

š    RECEPCIONISTA DE LAVANDERIA: Proporcionar a todos los departamentos del hotel la ropa necesaria para la realización de sus actividades. Conservación, planchado de la ropa del hotel. Ofrecer a los clientes facilidades para el tratamiento de la ropa.

š    JEFE DE LIMPIEZA: Las funciones de este puesto se centran en la limpieza diaria y programada de los centros o zonas asignadas a cada trabajador. Aunque existe personal de limpieza especializado (por ejemplo, limpieza de cristales), la mayoría de trabajadores realizan tareas generales como: Limpieza de suelos (barrer, fregar). Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo). Limpieza de cristales. Vaciado de papeleras. Reposición de material (servilletas, papel higiénico, jabón).

š    JEFE DE SEGURIDAD: Hacer cumplir los lineamientos, planes y programas de protección y seguridad en la organización, supervisando y evaluando las actividades del personal a su cargo, a fin de garantizar la protección y seguridad.

š    JEFE DE LAVANDERIA: Es la persona designada por la ama de llaves o por dirección para gestionar y dirigir el área de lavandería -lencería.

š    AUDITOR INTERNO: Es el responsable de la dirección y conducción de la auditoría interna de la organización con el fin de que cumpla los propósitos para los cuales fue creado y que opere o Funcione con la mayor eficacia y eficiencia posible, recomendando para ello las medidas preventivas o correctivas a su desempeño.

š    GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA: Es el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de sus clientes, es decir de recuperar el importe total de las ventas al crédito que la Empresa realiza.

š    GERENTE DE COMPRAS Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido de la empresa, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado.

š    GERENTE DE PERSONAL: Fomentará o perseguirá es: oportunidades iguales y acción afirmativa Seguridad y salud de los empleados del hotel El manejo de quejas y las relaciones laborales.

š    GERENTE RESIDENTE: Esta encargado de cubrir todas las necesidades que el gerente general le deje bajo su responsabilidad, este está en toda la obligación de realizar todo lo que sea posible para mejorar el hotel, entre los que están a cargo del gerente residente son el ama de llaves encargada de toda la limpieza del lugar puede tener acceso a todos los resinaos que a servicios de aseo se refiere y puede entre los obreros a su potestad están las camareras, los de lavanderías , también el superintendente de servicios que a su vez tiene a su mando a los botones, a los elevadoristas y porteros.

š    GERENTE DE VENTAS: Asignar cuotas de ventas a cada vendedor. Crear paquetes o tarifas especiales para efectos promocionales. Organizar un directorio de clientes a fin de enviarles información por correo de los servicios que va ofreciendo el hotel. Presentar su reporte de gastos y el de sus vendedores, adjuntando las notas correspondientes al gerente administrativo para su autorización.

š    SUBCONTADOR: Es el encargado de auxiliar al contador general en todos los trabajos que le seanencomendados por éste.

Verificar las operaciones aritméticas y los comprobantes correspondientes de los ingresos y egresos habidos en caja.

Llevar al día el registro de los diversos pagos a efectuar, preparando los cheques respectivos de acuerdo con la programación de éstos.

Realizar periódicamente arqueos de los documentos en poder de los abogados.

Controlar las tarjetas auxiliares de los activos fijos, elaborando las pólizas correspondientes, para aplicar su depreciación.

Comprobar mensualmente si la relación de documentos y cuentas por cobrarcoincide con el saldo de figura en los registros del departamento de crédito ycobranzas.

š    AUDITOR DE INGRESOS: Verifica que los posteos en el sistema estén correctamente registrados y reflejen la realidad de los ingresos del día. Transferir al asistente contralor de folios, vouchers, cheques de consumo y demás reportes de las ventas a crédito durante el día. Elaborar diariamente el reporte de los cajeros, que refleja los faltantes y sobrantes de las cajas de cada turno. Supervisa el trabajo de los cajeros departamentales, cajeros de recepción y cajeros de restaurantes. Diseñar y evaluar controles en los procesos de posteos en los centros de ingreso del hotel. Emitir órdenes de pago en tips a la sección cuentas por pagar. Llevar el control de auditoria de caja, de ventas (A y B) y la numeración de la máquina de auditoria. Llevar el control de libros de cheques, bares y restaurantes, notas de crédito, slip de lavandería, slip de larga distancia y los slips de depósitos de reservaciones.

š    AUDITOR NOCTURNO: Verificar el trabajo de los cajeros de recepción. Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel. Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos. Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche. Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno. Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes. Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel. Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuántas personas llegan al hotel de otra nacionalidad. Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo. Chequea los cargos de propinas que se haya en los “desayunos incluido”. Chequea los Paid Outs. Chequea el cambio del dólar. Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día. Chequea el folio de atenciones VIP. Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja. Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito. Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

š    JEFE DE ALMACÉN Será responsable del correcto funcionamiento de todas las actividades que se desarrollan en él y también de la optimización del espacio. 

š    RECEPCIONISTA DE ALMACEN: El recepcionista del almacén firmará dicho albarán, haciendo constar que la recepción definitiva se efectuará posteriormente, obligándose el proveedor a aceptar las anomalías que más tarde puedan detectarse. Una vez que se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su análisis, para lo cual se deberá comparar el albarán y el pedido e identificar la mercancía pedida con la recepcionada.

š    ASISTENTE PERSONAL: Los asistentes personales (AP) proporcionan apoyo administrativo a los altos directivos. Su función principal es ayudar a los directivos hacer un mejor uso de su tiempo, por ejemplo, atendiendo a sus llamadas telefónicas y correo electrónico, la gestionando su agenda, programando citas, e investigando y resumiendo la información pertinente para la preparación de reuniones.

š    JEFE COCINA  HOTEL: Realizar de manera cualificada, funciones de planificación, organización y control de todas las tareas propias del departamento de cocina y repostería. Organizar, dirigir y coordinar el trabajo del personal a su cargo. Dirigir y planificar el conjunto de actividades de su Área. Realizar inventarios y controles de materiales, mercancías, etc..., de uso en el Departamento de su responsabilidad. Diseñar platos y participar en su elaboración. Realizar propuestas de pedidos de mercancías y materias primas y gestionará su conservación, almacenamiento y rendimiento. Supervisar y controlar el mantenimiento y uso de maquinaria, materiales y utillaje, etc. del Departamento, realizando los correspondientes inventarios y propuestas de reposición.

š    GERENTE DE CENTRO NOCTURNO: Realiza el seguimiento de las operaciones diarias y mensuales del negocio. Da la aprobación para la reestructuración a implementar Elabora presupuesto mensual y anual. Solicita informe a los encargados de staff cuando crea necesarios. Elabora los cheques para realizar los pagos, proveedores, empleados, impuestos. Controla y autoriza y aprueba las compras a realizarse. Firma y da autorización permisos, certificados, cheques y otros documentos importantes. Asiste a los empleados en sus distintos puestos de trabajo. Elabora el reglamento interno de la empresa. Se encarga del reclutamiento, selección, y contratación de los empleados. Elabora el plan de capacitación anual. Elabora el plan de motivación para el personal. Supervisa, dirige, y coordina las actividades programadas al personal y a la empresa. Representa a la empresa en todo acontecimiento social, cultural, deportivo, en que la organización participe.

š    GERENTE O DIRECTOR DE BANQUETES: Proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia. Proporcionar el mayor número de clientes y eventos. Asistir a las Reuniones de Banquetes.  Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio. Revisar las hojas de función con el Chef.
Solicitar el personal para los eventos con tiempo. Revisar el uniforme del personal. Dar seguimiento con los botones a los anuncios de los eventos. Supervisar la limpieza general de los salones y equipos. Chequear con almacén si llega todo lo solicitado en la hoja de función del Evento. Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el Chef antes de iniciar el evento. Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar.

š    GERENTE DE GRUPOS Y CONVENCIONES: Cumplir un presupuesto de C/N y tarifa promedio
Elaborar planes de mercadotecnia. Realizar investigaciones de mercado, local, nacional e internacionalmente. Realizar viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica. Capacitación continúa Promover la participación del Hotel en ferias turísticas, y de congresos y reuniones. Establecer en coordinación con el gerente las tarifas grupales, políticas y determinar estrategias a seguir para  alcanzar objetivos fijados.  Llevar reportes semanales de grupos para las reuniones  internas del departamento de ventas. Así como reportes mensuales para el cierre contable. Estar informado en todo lo relativo a la competencia; (Precios, servicios, plus, comisiones y estrategias)

š    JEFE EJECUTIVO DE PISO: Es el encargado de supervisar que se preste un buen servicio a los huéspedes y clientes en general.

š    JEFE DE RESERVACIONES: Es el encargado de supervisar el control de las reservaciones que se realicen durante el día.

š    JEFE DE RELACIONES PÚBLICAS: Es el responsable de todas las actividades encaminadas en conservar y mejorar la imagen del establecimiento.

š    CAJEROS DEPARTAMENTALES.: Realizar eficientemente el cobro de los consumos realizados en alimentos y bebidas en los diferentes centros de consumo.

š CAJERO DE RECEPCIÓN: Se encarga de entregar y recibir el fondo de caja a la caja general.

š    AUXILIAR DE JEFE DE ALMACÉN: Es el encargado de ayudar en el acomodo de las mercancías recibidas durante el día así como el despacho de estas, mediante requisiciones al almacén formuladas por los departamentos, productivos y de servicios.

š    ASISTENTES DE ALIMENTOS: Es el encargado de auxiliar al gerente de compras en lo que respecto a alimentos y bebidas y en todos los trabajos que le sean encomendados por este.

š    ASISTENTE DE COCINA: Es la persona encargada de auxiliar a los cocineros en todos los trabajos que le sean encomendados por  estos.

š    CAPITÁN DE CENTRO NOCTURNO Y RESTAURANTE: Es el encargado de recibir a los comensales, de sugerir y tomar las órdenes solicitadas por estos.

š    EDECANES: Son los encargados de da la bienvenida a los huéspedes y de guiarlos a sus habitaciones.

š    PORTERO: Es el encargado de vigilar la salida de los huéspedes así como cotejarla, con el registro

š    RECEPCIONISTA: Propiamente dicha, realiza sus funciones desde antes que el cliente llegue al hotel durante su estadía y hasta que este se retira del hotel. Sus funciones son: hacer el pre registro de pasajeros y grupos, asignar habitaciones, elaborar listas de grupo y distribuirlas, registrar huéspedes y grupos.

š    OPERADORA DE TELÉFONO: Recibir llamadas externas e internas del hotel, realizar las conexiones pertinentes, recibir mensajes faxes y enviarlos a quien corresponda

š    COSTURERAS: Perdona encargada de reparar en función del tejido y de la pieza que sea aquella rotura o desperfecto que pudiera tener.

š    CAMARISTA: Una camarera de piso tiene como función principal la limpieza del n• de habitaciones asignadas por la gerencia a primera hora, y se le da instrucciones de como ordenar y cuidar la habitación y mantenerla en perfecto estado, no sólo todo lo que hay dentro de una habitación, si no también todo lo relativo al pasillo de la planta asignada, oficina, utensilios de limpieza.

š    PLOMERO: Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones sanitarias de la institución, instalando manteniendo y reparando piezas y equipos del área; a fin de lograr su buen funcionamiento

š    CARPINTERO: Este se encarga de reparar o reconstruir objetos de madera (cama, puertas, silla, comedores, etc.) bajo la supervisión de su jefe inmediato. También elabora artículos de madera.

š    PINTOR: Tendrá a su cargo la conservación y renovación de pintura de todas las instalaciones del hotel, tanto interior como exterior. Pintura y esmaltado de los muebles de las habitaciones y recepción

š    FOGONERO: Este se encarga de todo lo relacionado con las calderas.